Sai bene che il nostro lavoro non potrebbe essere svolto senza uno strumento fondamentale: il telefono.
Nonostante l’avvento di internet e delle nuove tecnologie, l’apparecchio telefonico rimane oggi fondamentale per il tuo lavoro di assicuratore. E come ogni invenzione, anche questo si è evoluto stando al passo coi tempi: se prima gestivi le tue telefonate in agenzia con vecchi centralini analogici, oggi c’è la possibilità di utilizzare centralini più tecnologici dotati di ulteriori funzionalità.
In principio fu il centralino analogico
Nella tua agenzia, come in molti altri uffici, lavorano diverse persone ed è fondamentale che ognuno di loro sia raggiungibile telefonicamente e possa a sua volta effettuare telefonate. Tuttavia, se si volesse avere una linea dedicata per ognuno dei tuoi dipendenti, la spesa sarebbe insostenibile.
Per ovviare al problema di gestire più telefoni rispetto alla singola linea telefonica offerta dal tuo operatore, ormai da tempi remoti, è stato inventato il centralino, ovvero un sistema di gestione delle telefonate in entrata e in uscita.
All’inizio i centralini erano analogici, dispositivi di vecchia generazione che facevano uso di tre possibili linee:
- linee analogiche dette PSTN, come quelle che abbiamo a casa, in cui è possibile un’unica chiamata in ingresso o in uscita;
- linee ISDN, con due canali voce per due sole chiamate in entrata o in uscita;
- linee primarie, in cui si arriva fino a 30 canali telefonici utilizzabili contemporaneamente.
Le principali funzionalità dei centralini
I centralini analogici hanno di norma le seguenti funzionalità:
- la possibilità di indirizzare le telefonate a numeri interni;
- un servizio di segreteria telefonica;
- l’installazione di un risponditore automatico (la classica voce che ci dice: “Digitare UNO per parlare con…”);
- la possibilità di selezionare una musica quando mettiamo in attesa i clienti;
- la possibilità di riconoscere e dirottare i fax in arrivo verso una linea interna dedicata;
- la possibilità di gestire le chiamate in coda: una voce dice che i nostri operatori sono momentaneamente occupati e la chiamata viene inoltrata al primo operatore disponibile;
- la possibilità di avere, oltre all’unico numero della nostra agenzia, anche dei numeri interni che possono essere chiamati direttamente dai clienti;
- grazie a un semplice codice da digitare si può chiedere al centralino di dirottare le telefonate in entrata, ad esempio verso una segreteria telefonica. La “funzionalità giorno/notte” è molto utile quando finiamo di lavorare: possiamo infatti evitare che il telefono della nostra agenzia squilli a vuoto negli orari in cui siamo fuori ufficio.
L’evoluzione dei centralini telefonici
Con le nuove tecnologie, però, anche i centralini telefonici si sono evoluti.
Nello specifico ne sono nati due tipi molto usati oggi, che oltre a fornire ulteriori funzionalità rispetto al centralino analogico tradizionale, permettono un importante risparmio dei costi di gestione:
- Il centralino telefonico VOIP, che a differenza del centralino tradizionale, non utilizza più i dispositivi analogici ma la rete web: nello specifico tutte le chiamate in entrata e in uscita passano attraverso una rete dati, come il cavo Ethernet.
- Il centralino CLOUD, una versione ancora più evoluta che, pur avendo le stesse funzionalità del VOIP, si differenzia perché risiede all’esterno della tua agenzia.
Tutti i vantaggi dei centralini VOIP e CLOUD
I centralini VOIP e CLOUD offrono numerosi vantaggi, oltre alle diverse funzionalità del classico centralino tradizionale.
Proviamo a riassumerne alcuni:
- risparmio economico, perché la nostra agenzia è già dotata di un cablaggio Ethernet;
- gestione del centralino telefonico tramite il nostro browser;
- configurazione dei fax in entrata e in uscita e della segreteria telefonica secondo le nostre esigenze: tutti i messaggi e i fax possono essere inoltrati anche al nostro indirizzo email, così come possiamo inviare i fax dal nostro smartphone o direttamente da casa con il numero dell’agenzia;
- possibilità di utilizzare il nostro computer come un vero e proprio telefono;
- gestione di linee telefoniche diverse: tradizionali (ISDN, RTG), VOIP e GSM;
- possibilità di impostare messaggi personalizzabili e risponditori automatici a nostro piacimento;
- nel caso in cui la tua agenzia abbia più di una sede, possibilità di gestire le chiamate in entrata e in uscita e quelle interne tra le sedi unificando la comunicazione aziendale;
- programmazione del nostro centralino nel tempo: non più quindi la vecchia funzione giorno/notte che imponeva la programmazione quotidiana, ma possiamo impostarlo prevedendo la chiusura nei fine settimana oppure impostarlo a seconda dei diversi periodi dell’anno;
- collegamento dei telefoni al nostro centralino grazie a degli switch: possiamo quindi aggiungere altri telefoni se assumiamo altro personale o trasferire facilmente un telefono da una scrivania all’altra.integrazione dei centralini con altri programmi, come Outlook e CRM aziendali, personalizzando le applicazioni
Il Centralino Virtuale Totale di Uniarea
Noi di Uniarea abbiamo pensato a tutto questo: il nostro Centralino Virtuale Totale ti offre tutte le funzionalità dei centralini VOIP e CLOUD più evoluti!
È la migliore soluzione per chi vuole abbattere i costi di gestione e allo stesso tempo ottimizzare la produttività. Grazie a un numero unico avrai sempre con te il tuo interno, anche quando sei fuori ufficio, evitando di fornire ai tuoi assicurati il tuo numero di cellulare.
Conosciamo a fondo i problemi che devi affrontare ogni giorno e per questo abbiamo adattato il nostro prodotto alle tue esigenze e a quelle della tua agenzia.
Il Centralino Virtuale Totale di Uniarea infatti, ha funzioni specifiche per le Agenzie UnipoSai, come ad esempio:
- l’integrazione con i software gestionali della tua agenzia (Unitools, Alga…);
- il riconoscimento del numero chiamante e l’apertura automatica della scheda cliente;
- una playlist di pubblicità che puoi far ascoltare a chi ti chiama mentre attende in linea;
- una funzione “Ti richiamiamo noi”.
